A terceirização nas empresas pode mudar a forma como atividades operacionais são organizadas, mas a decisão não termina na contratação de uma prestadora.

Para gestores de RH, facilities e áreas administrativas, também entram em cena questões como responsabilidades, qualificação das equipes, acompanhamento dos serviços e relação com fornecedores.

Quando esses pontos não são bem estruturados, a empresa pode enfrentar dificuldades para acompanhar a operação, lidar com substituições, fiscalizar obrigações e manter o serviço alinhado às suas necessidades.

Por isso, entender o que acontece antes e depois da contratação é importante para tomar decisões mais conscientes sobre a terceirização.

Mas, afinal, o que uma empresa precisa avaliar para transformar a terceirização em uma relação de trabalho bem estruturada?

Neste artigo, você vai entender o que muda ao terceirizar atividades, quais são os direitos e responsabilidades envolvidos, o que observar antes de contratar uma prestadora de serviços e como acompanhar a qualidade dos serviços ao longo da parceria.

Boa leitura!

O que muda quando uma empresa opta pela terceirização?

Ao optar por um serviço terceirizado, a empresa transfere a execução de determinada atividade para uma prestadora especializada, mas continua responsável por acompanhar se o trabalho está de acordo com o que foi contratado.

Na prática, isso muda a forma como equipes, responsabilidades e rotinas são administradas.

Essa relação envolve alguns pontos que precisam estar bem definidos desde o início:

• A empresa contratante define o que precisa ser feito;
• A prestadora de serviços organiza e administra a equipe;
• Os profissionais mantêm vínculo com a prestadora;
• O serviço segue um escopo definido em contrato;
• O acompanhamento continua fazendo parte da rotina da contratante.

 

A legislação brasileira permite a terceirização de atividades-meio, relacionadas ao suporte à operação, quanto de atividades-fim, que fazem parte da atividade principal da empresa.

O Supremo Tribunal Federal (STF) reconheceu a licitude da terceirização de qualquer atividade, desde que respeitadas as regras aplicáveis à relação entre as empresas.

Essa dinâmica também ajuda a diferenciar a terceirização de mão de obra da contratação direta.

Na contratação tradicional, a própria empresa admite e gerencia seus funcionários; já na terceirização, a prestadora é responsável pela contratação dos profissionais e pela gestão da equipe que executará o serviço.

Isso não significa que a empresa contratante deixa de participar da operação.

Ela precisa definir expectativas, acompanhar a execução e manter uma comunicação adequada com a prestadora, que, por sua vez, cuida de questões relacionadas à gestão dos profissionais, como contratação, folha de pagamento, férias e substituições.

🟦 Por isso, a terceirização nas empresas funciona melhor quando cada parte sabe exatamente qual é o seu papel.

A contratante mantém o foco na necessidade do negócio, enquanto a prestadora administra a estrutura necessária para executar o serviço acordado.

Quais atividades podem fazer parte de uma operação terceirizada?

Nem toda atividade precisa ser executada pela equipe interna.

Em uma terceirização de serviços, o ponto de partida é identificar tarefas recorrentes, operacionais ou de apoio que exigem uma estrutura própria para serem executadas com consistência, mas não necessariamente precisam estar sob a gestão direta da empresa.

Alguns sinais ajudam a identificar quais atividades podem fazer parte dessa operação:

• Fazem parte da rotina e exigem execução contínua;
• Demandam profissionais com funções específicas;
• Consomem tempo da equipe interna;
• Precisam de supervisão e acompanhamento frequentes;

A terceirização de limpeza, por exemplo, pode organizar uma rotina contínua de conservação, com equipe e processos definidos para atender às necessidades da empresa.

O mesmo pode acontecer com atividades de controle de acesso e atendimento com a terceirização de portaria ou de recepção, que permite estruturar essas funções com profissionais dedicados, enquanto a contratante acompanha a execução do serviço.

Em operações que envolvem diferentes atividades de apoio, a terceirização de facilities também pode integrar serviços sob uma gestão coordenada.

Assim, a decisão não depende apenas do tipo de serviço, mas de como ele se encaixa na rotina e nas necessidades da empresa.

Quais são os direitos trabalhistas dos profissionais terceirizados?

A relação entre empresas contratantes, prestadores de serviços e profissionais terceirizados é regulamentada pela Lei nº 13.429/2017, conhecida como Lei da Terceirização.

Entre outros pontos, a legislação estabelece regras para a prestação de serviços e define responsabilidades das empresas envolvidas.

Por isso, entender quem é responsável por cada obrigação ajuda a empresa contratante a estruturar a relação com mais clareza e acompanhar a prestação dos serviços de forma adequada.

Quais são os direitos dos profissionais terceirizados?

Os funcionários terceirizados mantêm vínculo empregatício com a empresa prestadora, que deve cumprir as obrigações trabalhistas previstas na legislação.

Isso inclui direitos como salário, férias, 13º salário, FGTS, descanso semanal remunerado e demais garantias aplicáveis à relação de trabalho.

Além disso, durante a prestação dos serviços, esses profissionais devem ter acesso a condições adequadas de saúde, higiene e segurança no ambiente de trabalho, conforme as responsabilidades estabelecidas pela legislação e pelo contrato entre as empresas.

Quais são as responsabilidades da empresa prestadora?

A prestadora é responsável pela contratação e pela gestão dos profissionais que executam o serviço.

Cabe a ela administrar questões como folha de pagamento, férias, benefícios, afastamentos e substituições, além de cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias relacionadas à equipe.

Por isso, antes de contratar uma prestadora, a empresa deve avaliar sua estrutura e capacidade de gestão.

Assim, a gestão dos profissionais deve permanecer sob responsabilidade da empresa contratada, respeitando os limites estabelecidos no contrato, evitando que a contratante passe a exercer diretamente funções próprias da gestão dos trabalhadores.

🟨 Uma operação terceirizada depende não apenas dos profissionais alocados, mas também do suporte oferecido pela empresa responsável por administrá-los.

Quais são as responsabilidades da empresa contratante?

A empresa contratante deve acompanhar a execução do serviço e cumprir as responsabilidades que cabem a ela, especialmente em relação às condições oferecidas aos profissionais durante o trabalho.

Também é importante fiscalizar o cumprimento das obrigações previstas no contrato e manter uma comunicação adequada com a prestadora.

Em determinadas situações, a contratante pode responder subsidiariamente por obrigações trabalhistas referentes ao período da prestação dos serviços.

Por isso, acompanhar a regularidade da relação contratual e da execução do serviço faz parte da gestão da terceirização.

O que avaliar antes de contratar uma prestadora de serviços?

Escolher um fornecedor para assumir a terceirização nas empresas envolve mais do que comparar propostas comerciais ou buscar o menor preço.

Antes de fechar o contrato, é importante avaliar se o fornecedor tem estrutura para executar o serviço, profissionais preparados e processos capazes de atender às demandas do dia a dia.

Também entram nessa análise a viabilidade financeira e a clareza das condições contratuais.

Com esses critérios, a empresa consegue entender se a solução está de acordo com suas necessidades e com a realidade da operação.

Como avaliar a estrutura e a capacidade operacional da prestadora?

A estrutura da empresa contratada mostra se ela está preparada para colocar o serviço em prática e lidar com as situações que podem surgir durante a operação.

Por isso, vale observar:

• Experiência com operações semelhantes, para entender se o fornecedor conhece desafios próximos aos da empresa;
• Estrutura de supervisão e acompanhamento, indicando como o serviço será monitorado no dia a dia;
• Capacidade de dimensionar as equipes, para verificar se o número de profissionais atende ao volume de trabalho;
• Processos para cobrir faltas e substituições, reduzindo impactos quando houver ausências ou mudanças na equipe;
• Recursos compatíveis com o serviço contratado, evitando que limitações operacionais prejudiquem a execução.

O que observar na qualificação e gestão das equipes?

Mesmo com uma boa estrutura, a operação depende diretamente da preparação dos profissionais.

Por isso, entender os benefícios da capacitação de equipe e como a empresa contratada conduz esse processo ajuda a avaliar a qualidade da equipe que será alocada, levando em consideração:

• Critérios de seleção dos profissionais, para verificar como a equipe é formada;
• Treinamentos antes e durante a operação, mostrando como os profissionais são preparados para cada função;
• Acompanhamento do desempenho, que indica como necessidades e desvios são identificados ao longo do contrato;
• Reciclagem e atualização de conhecimentos, importantes para manter a equipe alinhada aos procedimentos e às exigências do serviço.

Quais documentos e informações devem ser analisados?

A documentação ajuda a verificar a regularidade do fornecedor, enquanto a análise financeira e contratual permite entender exatamente o que está sendo contratado e por qual custo.

Antes de avançar, a empresa pode solicitar e analisar:

• Documentos cadastrais e certidões de regularidade, para verificar a situação da empresa contratada;
• Comprovação de experiência e referências, para conhecer o histórico de atuação do fornecedor;
• Composição e condições do preço, identificando o que está incluído na proposta e quais custos podem ser cobrados à parte;
• Escopo e níveis de serviço previstos em contrato, para alinhar expectativas e responsabilidades;
• Condições de reajuste, substituição e encerramento, evitando dúvidas sobre situações que podem surgir durante a parceria;
• Prazos, formas de pagamento e penalidades previstas, para compreender os compromissos financeiros envolvidos.

Checklist: o que conferir antes de contratar uma empresa terceirizadora de serviços?

Antes de fechar a parceria, vale revisar rapidamente:

• A empresa tem experiência com serviços semelhantes?
• A estrutura de supervisão atende à operação?
• A equipe será dimensionada de acordo com a demanda?
• Existem processos para faltas e substituições?
• Os profissionais recebem capacitação adequada?
• A documentação e as certidões estão regulares?
• O preço e todos os custos estão claros?
• O contrato define escopo, responsabilidades e condições de parceria?

Com esses critérios em mãos, a empresa consegue comparar fornecedores de forma mais completa e avaliar a contratação considerando não apenas o preço, mas também a estrutura, a equipe, a viabilidade financeira e a clareza das condições contratuais.

Quais cuidados fiscais e contratuais devem ser considerados na terceirização nas empresas?

A contratação de serviços terceirizados exige atenção às obrigações envolvidas e às condições estabelecidas entre as empresas, conforme exigido pela Lei de Terceirização.

Além de regulamentar a prestação de serviços a terceiros, ela estabelece aspectos da relação entre contratante e empresa prestadora de serviços.

Por isso, o contrato deve deixar claro o que será executado, quais são as responsabilidades de cada parte e como a prestação será acompanhada.

Na parte fiscal, é importante conferir a regularidade da empresa contratada e a documentação da prestação, o que inclui a emissão correta de notas fiscais e, conforme a natureza do serviço e o regime tributário envolvido, a aplicação das retenções de tributos e contribuições previstas na legislação, como as de natureza previdenciária.

Em situações de cessão de mão de obra, por exemplo, podem existir regras específicas  de retenção previdenciária que precisam ser observadas pela prestadora de serviço.

O contrato também deve estabelecer alguns pontos, como: 

• Escopo e nível dos serviços prestados;
• Valores, reajustes e condições de pagamento;
• Responsabilidades trabalhistas, fiscais e previdenciárias;
• Critérios para fiscalização e acompanhamento;
• Procedimentos para substituição de profissionais;
• Condições para continuidade ou encerramento dos serviços.

🟦 Quanto mais claras forem essas condições, mais simples tende a ser o acompanhamento da parceria.

Durante a execução dos serviços, a empresa deve acompanhar se o fornecedor cumpre o que foi acordado e manter os registros necessários para a fiscalização do contrato, bem como a atenção à documentação apresentada.

Como gerenciar fornecedores de serviços terceirizados?

A gestão da terceirização continua depois da contratação.

Para que o serviço acompanhe as necessidades da operação, a empresa contratante precisa manter uma comunicação próxima com o fornecedor, acompanhar a execução e verificar se o que foi acordado está sendo cumprido.

Também é importante revisar o escopo e as responsabilidades previstas no contrato quando houver mudanças na rotina ou na demanda do negócio.

Como acompanhar a execução dos serviços terceirizados?

O acompanhamento começa com a definição clara do que deve ser realizado e de como a execução será avaliada.

A contratante pode contar com supervisores, registros de ocorrências e rotinas de acompanhamento para verificar a presença das equipes, o cumprimento das atividades e a qualidade dos serviços.

Quando um desvio é identificado, a comunicação rápida com o fornecedor ajuda a encaminhar a correção.

Quais indicadores ajudam a avaliar a operação?

Os indicadores transformam o acompanhamento cotidiano em informações que apoiam a tomada de decisão.

Entre os dados que podem ser observados estão assiduidade, cobertura de postos, cumprimento das rotinas, volume de ocorrências, produtividade e qualidade percebida.

A escolha deve considerar o tipo de serviço e aquilo que realmente representa um bom desempenho para a empresa.

Como lidar com ocorrências e ajustes na prestação de serviços?

Ocorrências fazem parte da rotina e precisam de um fluxo definido para evitar que pequenos problemas comprometam a operação.

Em caso de faltas dos funcionários, por exemplo, é importante que exista um processo de comunicação e substituição previamente estabelecido.

O mesmo vale para quedas de desempenho ou mudanças na demanda: identificar o problema, alinhar a solução com o fornecedor e acompanhar o resultado ajuda a manter o serviço adequado à realidade da empresa.

🟨 Além disso, revisões periódicas ajudam a verificar se as responsabilidades previstas no contrato continuam compatíveis com a operação.

Quando houver mudanças de escopo, equipe ou demanda, essas condições podem precisar de ajustes para manter a clareza entre as partes.

Como avaliar se a terceirização nas empresas está funcionando?

Depois da contratação, acompanhar os resultados é parte importante da terceirização nas empresas para entender se o serviço está cumprindo seu propósito.

Mais do que verificar se as atividades estão sendo realizadas, é importante observar a qualidade da execução, a estabilidade da equipe e o alinhamento entre o que foi contratado e as necessidades da operação.

Um checklist simples pode ajudar nessa avaliação:

• A qualidade do serviço atende ao padrão esperado?
• O escopo contratado está sendo cumprido?
• A equipe mantém estabilidade e assiduidade?
• As substituições acontecem de forma adequada quando necessárias?
• Os indicadores definidos são acompanhados regularmente?
• O serviço continua alinhado às necessidades da empresa?

A combinação desses critérios ajuda a identificar os sinais de terceirização de sucesso, além de mostrar onde existem desvios que precisam de atenção.

Quando os resultados ficam abaixo do esperado, os indicadores e a comunicação com o fornecedor ajudam a entender o que precisa ser ajustado na operação.

Quando a terceirização nas empresas pode fazer sentido?

Contratar uma prestadora de serviços pode ser a alternativa considerada quando a operação enfrenta mudanças ou desafios que tornam a gestão interna de determinadas atividades mais complexa.

Assim, antes de optar pela terceirização nas empresas, porém, vale observar qual problema precisa ser resolvido e se contar com uma equipe externa realmente responde a esse desafio.

Com isso, é importante observar os seguintes sinais:

A equipe interna está sobrecarregada com atividades operacionais: se tarefas recorrentes ocupam tempo que poderia ser direcionado ao core business, terceirizar pode ajudar a redistribuir esforços e deixar a equipe interna mais focada em suas prioridades.

A atividade exige conhecimento ou estrutura especializada: quando determinado serviço depende de profissionais capacitados, supervisão específica ou recursos que não fazem parte da estrutura interna, uma empresa especializada pode atender melhor a essa demanda.

A gestão de equipes se tornou mais complexa: contratação, faltas, substituições, férias e acompanhamento de profissionais podem consumir tempo da gestão. Nesses casos, a terceirização nas empresas pode ser avaliada como uma alternativa para dividir essa responsabilidade com uma prestadora de serviços especializada.

A empresa está crescendo ou passando por mudanças: expansão de unidades, aumento da demanda ou alterações no funcionamento do negócio podem exigir novas equipes em pouco tempo. A terceirização pode oferecer uma estrutura para acompanhar essa mudança sem depender exclusivamente da ampliação do quadro interno.

Serviços de apoio precisam de uma gestão mais organizada: atividades importantes para o funcionamento diário, mas que não estão no centro do negócio, podem demandar processos, supervisão e acompanhamento próprios. Terceirizá-las pode fazer sentido quando a empresa busca uma estrutura dedicada para essa operação.

A decisão deve considerar, em conjunto, a necessidade identificada, os custos envolvidos, a estrutura disponível e o nível de controle que a empresa deseja manter.

Assim, fica mais fácil avaliar se a terceirização responde de fato ao desafio da operação ou se a gestão interna continua sendo a alternativa mais adequada.

A terceirização nas empresas vai além da contratação de serviços

Ao longo deste artigo, vimos que a terceirização nas empresas envolve muito mais do que delegar uma atividade.

Uma decisão bem estruturada considera o que faz sentido para a operação, as responsabilidades de cada parte, a capacidade do fornecedor e o acompanhamento dos resultados ao longo da parceria.

Com mais de 20 anos de experiência no mercado, o Grupo ATS atua na estruturação e na gestão de serviços terceirizados de acordo com as necessidades de cada empresa.

Esse suporte permite organizar equipes e rotinas enquanto a contratante mantém o foco nas prioridades do próprio negócio.

Sua empresa está preparada para avaliar quais atividades poderiam ser terceirizadas e como essa mudança impactaria a operação?

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